El Centro de Gestión Documental (CGD) sirve de enlace entre todas las sedes y las universidades para el manejo de documentos de los estudiantes en forma estandarizada.
El propósito del CGD es practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos, para que las universidades reciban los documentos en las condiciones de forma y fondo delimitada por cada una.
La lista de los documentos que se requieren para cada universidad se expone en los apartados destinados a cada una en el menú lateral. Allí también se ofrece una explicación de las condiciones de presentanción para cada uno.
Cuándo se solicitan al becado
Es fundamental tener presente que hoy día los documentos son un requisito de admisión y no únicamente de titulación.
Tradicionalmente, conforme el becados iban finalizando el programa, se les solicitaba los documentos. Actualmente esto no es posible. Por lo tanto, se exige que la documentación sea completada por los estudiantes durante el primer semestre de estudios, independiente a que tenga avance académico o no durante ese periodo.
La presentanción es tanto digital como física, con la advertencia de que aquellos que no completen el requisito no se les permitirá continuar con el programa de estudios pasados los primeros seis meses del programa.
Documento de prueba Documentación, texto largo y con caracteres especiales
Estudiantes avanzados y estudiante próximos a finalizar
Todos deben completar la documentación a la mayor brevedad. Es responsabilidad de la sede hacer una revisión periódica para identificar aquellos estudiantes que estando activos y avanzados aun no completan los documentos. Se sugiere hacer campañas de auditoria mensual para asegurar el cumplimiento
Estudiantes con Declaración de compromiso
Estudiantes tanto matriculados como reincorporados con Declaración de Compromiso de envío del diploma en el primer semestre, estan obligados a cumplir con esa obligación dentro del tiempo estipulado. La Secretaría Academica debe programar seguimientos para verificar la ejecución de ello, con la advertencia de que aquellos que no completen el requisito no se les permitirá continuar con el programa de estudios pasados los primeros seis meses despues de inscritos o reincorporados al programa.
Estudiantes con doble titulación
Los alumnos con doble titulación deben enviar un paquete o juego de documentos independiente para cada universidad, en la condiciones de fondo y forma exigidas por cada una. Lo que implica sellos notariales originales y apostillas originales en los documentos para cada universidad.
Estudiantes en baja
-
Con documentos completos
Si cuando la sede está preparando el envío al CGD identifica que el estudiante del que ya tiene la documentación completa ha caido en baja, igualmente debe enviar los documentos indicando en la hoja de registro el estado de la matrícula. -
Con documentos incompletos
- La documentación con la que se cuente, se queda en tenecia de la sede, no se envía al CGD. En el evento de que se reincorpore al programa, se deben completar los documentos en el primer semestre.
- No se solicitará completar los documentos mientrás la matrícula se encuentre en estado de baja
Estudiantes reincorporados
Al ser notificada sobre la reincorporación del estudiante, la Secretaria Académica debe verificar la documentación con la que cuenta. En el primer seguimiento después de la reincorporación se le debe solicitar la documentación faltante, advirtiendo que tiene tiempo limitado para enviarla. Se recomienda que para estudiantes en estado tesista, el tiempo para envío de documentos sea máximo tres meses. Para estudiante en avance de asignaturas seis meses
Cómo se solicitan los documentos al estudiante
Cada sede solicita los documentos consideranto las circunstancias locales propias de horario, lugar y tiempo. En todo caso, se debe hacer tanto de forma verbal (la llamada telefónica y/o visita a la sede) como por escrito, en un email destinado solo a la explicación de los documentos.
Es rol de la Secretaria Académica facilitar el trámite al becado, Por lo tanto puede ayudar mucho explicar que es una apostilla, en qué entidad se debe tramitar. Algo similar se debe hacer con el pasaporte y cualquier otro documento que la sede identifique genera dudas o problemas.
Ejemplos de instructivos que se le envían a los becados estan disponibles aquí. Consultarlos ya que sirvirán como guía para la gestión de todas las sedes
Se deben diferenciar los documentos de estudiantes finalizados de los que estan en cualquier otro estado. Por lo tanto, se envian 4 grandes paquetes, (uno por cada universidad), que a la vez contendrá dos sobres independientes, diferenciados por el tipo de estudiante, así:
- Sobre FINALIZADOS. Se incluyen exclusivamente los documentos de los becados que ya terminaron sus estudios, pagaron tasas y están listos para iniciar el trámite de diploma.
- Sobre ACTIVOS. Se incluyen los documentos de los becados que no han terminado estudios y se encuentran en cualquier etapa de avance, inclusive en baja. Cada carpeta debe estar indentificada con la Hoja de Registro que corresponda según la universidad y tipo de estudiantes.
Empaque
Según el la cantidad de documentos, estos se deben enviar en cajas o bolsas de mensajeria, sellados y asegurados apropiadamente para preservar los sobres. Por ninguna circuntacia se deben enviar documentos doblados dentro de tubos de diplomas.
Hoja de registro de envíos al CGD
- Cada sede tiene asignada una carpeta en Drive disponible aquí, dentro de la cual se encuentran la Hojas de Registro para entrega de documentos definidas según la fecha del envío.
- Cada hoja debe tener inscritos los expedientes que envían al CGD según la fecha acorde, universidad y tipo de estudiante
- Si resulta cómodo para la sede, la hoja se puede ir llenando desde días antes de la fecha de envío. El CGD únicamente consultará y trabajará con este archivo después que reciba el paquete físico.
- La sede no debe hacer ninguna modificación en el registro después de pasada la fecha de envío.
- Antes de llenar la hoja de registro, verificar que el expediente del estudiante se encuentre en estado finalizado y que el estado de la titulación sea Pendiente de Tramite/Listo para trámite.
- No se debe pasar la titulación a estado Listo para trámite si el expediente no está completo. Aquellos que se encuentren en dicho estado y que tras su verificación el CGD identifique como incompletos, serán retornados al estado Pendiente de Trámite y devueltos a la sede.
- No se debe enviar al CGD documentos de expediente cuyo estado de titulación con la universidad correpondiente sea no tramitar
Es responsabilidad de la sede subir al SG todos los documentos en las condiciones de fondo y forma que cada que cada universidad exige. Por lo tanto, la sede debe digitalizar y subir al SG los documentos previamente al envío que haga al Centro de Gestión Documental.
Documentos que tengan varias hojas, se deben digitalizar dejando todas las hojas en un único archivo. Esto aplica igualmente para los documentos con apostilla, la hoja de la apostilla no debe quedar en un archivo a parte del documento.
Aquellos documentos que tengan información por el frente y revés, se deben digitalizar por ambas caras de manera que ambos lados queden incluidos en un único archivo.
La forma correcta de denominar el archivo es asignándole el nombre del documento + el nombre del estudiante. Ejm. Diploma pregrado_Marcela Arias. No debe nombrarse con el login del estudiante, tampoco con el código de archivo que le asigna el escaner
Los archivos se deben subir en la casilla designada para ello, según el tipo de documento. Para aquellos documentos que no tienen casilla designada, se deben subir en la casilla "otros" denominándolos correctamente para su ubicación.
Subir un documento en la casilla que no le corresponde, conlleva a errores graves en la gestión de cada universidad, puesto que ellos se basan en la correcta ubicación de los documentos para procesar el expediente de cada estudiante
Los sellos de cotejo de FUNIBER actualmente no tienen validez. Únicamente se admiten los sellos notariales y de la apostilla
La carencia de cualquier documento, la deficiencia en la calidad y nitidez de la impresión o la falta de legalizaciones y apostillas requeridas equivale a un expediente inválido e insuficiente. Por lo tanto no se debe enviar al Centro de Gestión Documental y debe completarse en sede para enviarlo una fecha siguiente.
El Centro de Gestión Documental no tendra en custodia documentación parcial de ningún becado. Si recibe documentos insuficientes, inválidos o incompletos los enviará de vuelta a la sede 45 días despúes de la fecha de recepción en Bogotá.
2019
- viernes, 20 de septiembre de 2019
- 15/11/2019 (fecha de noviembre modificada)
2020
- viernes, 24 de enero de 2020
- viernes, 6 de marzo de 2020
- viernes, 8 de mayo de 2020
- viernes, 26 de junio de 2020
Nota:
- No dejar pasar más de una fecha sin enviar expedientes. Por lo tanto, no se deben acumular en la sede expedientes que esten completos esperando tener grandes cantidades para enviar. Máximo se puede dejar pasar una fecha.
- La sedes van reuniendo los documentos de cada estudiante, una vez esten completos tanto en formato digital como físico se programa el envío acorde a las fechas citadas
- No se debe hacer el envío antes o después de las fechas señaladas. Si la fecha coincide con un día no laboral, el envío se debe hacer el día habil previo, no posterior
Aquellos que correspondan a un listado enviado por la universidad con caracter de urgencia en una fecha máxima.
- UNEATLANTICO: Poderes notariales para apostilles de los documentos de titulaciones oficiales.
- UNINI MX: Actas de grado que se envían junto con el Título de universidad para la firma del alumno
- UNINI MX. El formato de acuse de recibo de los documentos de titulación, se deben enviar al CGD, no es necesario enviarlo a la universidad. El CGD lo sube al SG y lo archiva
Los costos de titulación (comunmente conocidos como tasas), únicamente se pueden cobrar cuando se cumplan conjuntamente las siguientes condiciones.
El alumno ha finalizado 100% el programa, tanto asignaturas obligatorias, optativas y TFC. Por lo tanto, a estudiantes que no hayan culminado el programa en su totalidad, no se les puede cobrar ningun tipo de valor por este concepto, tampoco aceptar abonos o pagos de cuotas anticipadas.
Cuando los documentos esten completos en la presentación de fondo y forma que exige cada universidad, tanto físicos como digitales. Por lo tanto, no se debe cobrar tasas si los documentos están incompletos o insuficientes.
Cuando se envién los documentos al CGD el cobro de tasas no debe superar los 60 días. Información actualizada sobre los costos de titulación se brinda en el apartado de cada universidad